Z początkiem sierpnia 2020 została wprowadzona aktualizacja zgód na przetwarzanie danych osobowych. Poniżej zamieszczamy informacje, co uległo zmianie oraz jakie kroki należy podjąć, aby uporządkować zgody i efektywnie zarządzać nimi na platformie.

Czym różnią się zgody podstawowe od zgód z formularzy rejestracji?

Jeśli w procesie zapisów nowych kursantów korzystasz z formularzy rejestracji w module Rejestracja, wówczas w zakładce Zgody oprócz zgód podstawowych (widocznych jako pierwsze trzy na liście) pojawiły się również zgody dodatkowe oznaczone wpisaną w nawiasie nazwą formularza.

Przed aktualizacją istniały trzy zgody systemowe (umowna, marketingowa i handlowa) oraz zgody zamieszczone w ustawieniach formularza rejestracji, gdzie treść poszczególnych zgód mogła być wpisana indywidualnie. Aktualizacja miała na celu między innymi ujednolicenie zgód w systemie, dlatego zgody z formularzy rejestracji zostały skopiowane i przeniesione do zgód w zakładce SekretariatUstawienia, wraz z adnotacją, z którego formularza rejestracji pochodzą. Zgody z formularzy odpowiadają zgodom domyślnym z bazy, jednak mogły mieć wprowadzoną inną treść, dlatego skopiowaliśmy je, aby szkoły mogły uporządkować te dane.

Jak uporządkować zgody?

W zakładce Zgody możemy porównać treść zgód podstawowych (pierwsze trzy na liście) oraz zgód z formularzy, uzupełnić je, ujednolicić (np. skopiować treść zgody z formularza rejestracji do ustawień zgody głównej), aby móc korzystać tylko ze zgód bazowych. Dzięki temu zgody skopiowane z formularzy rejestracji można potem ukryć lub usunąć.

W przypadku kursantów zarejestrowanych przed aktualizacją, oznaczenia zgód z formularzy zostały odpowiednio przeniesione na zgody bazowe. Inaczej jest w przypadku osób, które dokonały rejestracji po 30/07/2020. U tych osób oznaczone zostały tylko wybrane przez nie zgody z formularzy, a nie zgody podstawowe z systemu. Dlatego jeśli decydujesz się na usunięcie zgód z formularzy, konieczne jest wcześniejsze zaktualizowanie ich u kursantów, którzy zarejestrowali się po 30/07/2020. Jeśli bowiem taki kursant zaznaczył w formularzu rejestracji zgodę np. Zgoda marketingowa (Formularz: kursy 2020/21), a zgodę tę chcemy usunąć, to najpierw należy w edycji kursanta oznaczyć podstawową zgodę marketingową (tę bazową), a dopiero później usunąć zgodę z formularza z Ustawień.

Jak zaktualizować zgody w formularzu rejestracji?

Jeśli w zakładce Ustawienia usuniesz zgody pochodzące z formularzy rejestracji, należy następnie przejść do danego formularza rejestracji i w zakładce Formularz w zależności od potrzeb, zaznaczyć właściwe zgody bazowe jako Pole widoczne/Pole wymagane.

Jeśli w zakładce Ustawienia – Zgody zamieścisz dodatkowe zgody o treści odpowiadającej wymaganiom szkoły, one również będą widoczne i dostępne do oznaczenia z poziomu formularza rejestracji.

Jeśli w celu umieszczenia formularza rejestracji na stronie korzystasz z kodu HTML, konieczne będzie jego ponowne osadzenie na stronie, aby zgody zostały zaktualizowane.

Zgody w panelu kursanta

W panelu kursanta widoczne są tylko zgody podstawowe (bazowe), zgody z formularzy po skopiowaniu zostały oznaczone jako ukryte. Ponadto wyświetlana jest treść zgody, natomiast nazwa zgody nie jest widoczna. Kursant może aktualizować zgody, o ile dana zgoda nie jest oznaczona przez Administratora jako nieodwołalna. O tym, które zgody mają być wyświetlane w panelu kursanta, decyduje administrator, nadając zgodom odpowiednie atrybuty.