W rozliczaniu kursanta za wszystkie zajęcia punktem wyjścia jest cena kursu. W zależności od ustaleń z kursantem, możesz podzielić cenę kursu na raty (przypisując schemat płatności kursantowi lub dodając raty w różnych wysokościach).

Jak rozliczyć kursanta sposobem za wszystkie zajęcia?

Możesz tego dokonać w prosty sposób.

1. Kliknij w zakładkę „Kursanci” w module „Sekretariat”.

2. Następnie z listy kursantów wyszukaj osobę, którą chcesz rozliczyć.

3. Wybierz zakładkę „Płatności”.

4. Kliknij w przycisk „Dodaj transakcję”. 

5. W oknie edycji wpłaty wybierz formę płatności (np. gotówka bądź przelew), wybierz produkt, możesz także zamieścić opis do transakcji. Kwota do zapłaty automatycznie pobrana jest z kolejnej raty, jednakże możesz wprowadzić inną kwotę na etapie dodawania wpłaty kursantowi.

6. Kliknij „Zapisz i zamknij”.

Gotowe, kursant został rozliczony i powstała transakcja, do której możesz wystawić fakturę.

Jak wystawić fakturę kursantowi?

Nic trudnego, wystarczy, że z poziomu zakładki „Płatności”,  klikniesz w przycisk „Wystaw fakturę” lub „Wystaw fakturę bez VAT”.

Wszystkie informacje o procesie tworzenia faktur przedstawiliśmy w naszej instrukcji:

Wystawianie faktury

Pamiętaj, że jeśli dodajesz wpłatę wybierając formę odroczonej płatności, np. przelewem, rata/należność oznaczy się jako opłacona, dopiero gdy potwierdzisz jego realizację. Więcej informacji na ten temat znajdziesz pod poniższym linkiem.

Powiadomienie e-mail o zbliżających się płatnościach

Jeśli korzystasz z modułu Finanse, możesz skorzystać z opcji automatycznej wysyłki powiadomień do kursantów o zbliżającym się terminie płatności.

Powiadomienie jest wysyłane na 1 dzień przed terminem płatności raty. Jeśli moduł Płatności online jest włączony, kursant będzie mógł od razu zapłacić za kurs bezpośrednio z poziomu wiadomości e-mail.

Aby włączyć taką funkcję wystarczy przejść do zakładki Ustawienia w module Finanse. Następnie należy przejść do opcji dodatkowych i zaznaczyć „Powiadomienie e-mail o zbliżających się płatnościach”. Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

Przypomnienia e-mail będą się tworzyć do rat utworzonych lub zaktualizowanych po włączeniu tej opcji. Wszelkie zmiany w płatnościach kursanta, w tym dodanie wpłaty i faktury również spowodują odświeżenie rat i wygenerowanie powiadomień. Możesz to zrobić także ręcznie, klikając przycisk "Zapisz" pod ratami wybranego kursanta.