Jeśli firma, która wykupiła w twojej szkole kurs językowy alokuje koszty pomiędzy swoje działy lub spółki zależne, może zwrócić się do Ciebie z prośbą o specjalne rozliczenie płatności.

Opcja „cross-charge” na Platformie LangLion pozwoli Ci rozliczyć zajęcia proporcjonalnie dla każdego działu (w oparciu o liczbę kursantów z tego działu w konkretnych grupach), a także wystawić faktury na różne dane bilingowe. Oznacza to, że refakturowanie po stronie firmy może nie być już wcale konieczne.

Jak mogę skorzystać z opcji „cross-charge”?

W pierwszej kolejności, w zakładce Firmy” w module Sekretariat” wprowadź wszystkie niezbędne dane firmy. Następnie utwórz grupy i przypisz do nich kursantów.

Następnie dodaj działy firmy (placówki lub spółki-córki) i przypisz do nich konkretnych kursantów:

  • W zakładce Firmy” wybierz zakładkę Placówki” i kliknij przycisk „Dodaj dział”.
  • Wprowadź nazwę działu i uzupełnij dane billingowe (jeśli są inne niż ogólne dane rozliczeniowe firmy).
  • Aby zakończyć kliknij „Zapisz i zamknij”.

Aby przypisać kursana do jego działu, w zakładce Placówki” kliknij przy danym nazwisku „Przypisz do działu” i z listy rozwijanej wybierz odpowiednią opcję, a następnie kliknij „Zapisz i zamknij”.

W celu dokonania rozliczenia, przejdź do zakładki Płatności” danej firmy i kliknij „Rozlicz”. Z listy rozwijanej wybierz typ rozliczenia „Cross-charge” i kliknij „Dalej”.

Wybierz okres czasu za jaki dokonujesz rozliczenia oraz wskaż, które grupy i działy rozliczasz.

Jeśli kursanci w grupach są wymieszani, czyli w jednej grupie uczęszcza na zajęcia kilka osób z różnych działów i każdy dział potrzebuje oddzielną fakturę, najlepiej rozliczać wszystkie grupy, ale pojedyncze działy.

W kolejnym kroku zobaczysz podsumowanie szczegółów rozliczenia.

Teraz możesz przejść do dodawania wpłaty. Uzupełnij dane transakcji zgodnie z potrzebą i zapisz.

Aby rozliczyć pozostałe działy postępuj dokładnie tak samo.

Wystawianie faktury przebiega tak samo jak w przypadku zwykłego rozliczenia. Wybierz rodzaj faktury, zweryfikuj dane i zaznacz, która transakcja ma się na niej znaleźć.

 

Jeśli dana firma nie potrzebuje oddzielnych faktur, ale zależy jej na podziale kosztów między działy, możesz od razu rozliczyć wszystkie grupy i wszystkie działy oraz dodać jedną transakcję. Pamiętaj, że na załączniku do faktury, zamieszczone będą informacje o kosztach z podziałem na działy, ułatwi to zatem firmie ewentualne refakturowanie.

Możesz też rozliczać każdy dział oddzielnie i po dodaniu wielu transakcji, uwzględnić je wszystkie na jednej fakturze. Taka faktura wystawiona będzie na ogólne dane billingowe firmy.

Zasada jest bowiem następująca:

  • faktura wystawiana do transakcji obejmującej 1 dział zaciąga dane billingowe tego działu (jeśli dane billingowe działu nie zostały uzupełnione, system zaciągnie dane firmy)
  • faktura wystawiona do transakcji obejmujących 2 działy lub więcej – zaciągnie dane firmy
  • jeśli transakcje nie będą obejmowały żadnego działu – zaciągną się dane firmy