Wysyłka faktury w załączeniu do wiadomości e-mail jest udogodnieniem, gdyż nie wymaga wizyty kontrahenta w sekretariacie szkoły i zarazem oszczędza jego czas.

Platforma LangLion umożliwia wysyłkę faktur drogą elektroniczną. Jeżeli włączysz funkcję automatycznej wysyłki faktur, unikniesz ręcznego wysyłania faktury na adres e-mail kursanta.

Jak włączyć automatyczną wysyłkę faktury do kursanta i kontrahenta?

To nic trudnego, wystarczy, że:

  1. Wejdziesz w zakładkę „Finanse” i „Ustawienia”,

2. Wybierzesz zakładkę „„Opcje dodatkowe” i zaznaczysz opcję „Automatyczne wysyłanie faktur/ dokumentów kasowych na adres e-mail użytkownika”.

Możesz także uzupełnić treść wiadomości e-mail wysyłanej z załączoną fakturą.

3. Po zakończeniu klikniesz w przycisk „Zapisz” .

Gotowe, opcja została uruchomiona.

Jak sprawdzić automatyczną wysyłkę faktury?

Aby tego dokonać, wystarczy, że dodasz wpłatę kursantowi i wystawisz fakturę. W tym celu:

1. Wybieramy kursanta z zakładki „Kursanci”.

2. Przejdź do zakładki „Płatności”.

3. Kliknij w przycisk „Dodaj wpłatę” w celu utworzenia transakcji, która będzie zafakturowana.

4. Wybierz grupę, do której płatność ma zostać skierowana, sposób płatności i ewentualnie zamieść opis transakcji,

5. Kliknij  w „Zapisz i zamknij”.

6. Transakcja jest już gotowa do zafakturowania. Kliknij w przycisk „Wystaw fakturę”.

7. W oknie edycji faktury, wybierz identyczną formę płatności, jaka została przypisana transakcji i zaznacz tę transakcję, w celu umieszczenia na fakturze.

8. Kliknij w „Zapisz i zamknij”.

Gotowe, faktura została utworzona i pojawił się komunikat, informujący o wysyłce faktury do kontrahenta.

Nie chcę korzystać z automatycznej wysyłki, czy mogę wysłać fakturę ręcznie?

Oczywiście. Jeśli nie chcesz włączać automatycznej wysyłki, możesz nadal przekazywać dokument mailem. W tym celu przejdź do zakładki „Płatności” kursanta i przy wybranej transakcji kliknij przycisk „Wyślij w formacie pdf na adres e-mail”.

Wysyłkę możesz zlecić także z poziomu zakładki FinanseFaktury.

Faktura została wysłana. W tym przypadku także pojawi się komunikat z potwierdzeniem wysyłki faktury.

Co w przypadku, gdy faktura nie została wysłana? 

  1. Sprawdź poprawność adresu e-mail kursanta,
  2. Jeżeli adres jest poprawny, sprawdź, czy kursant ma włączoną zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail (w edycji kursanta)
  3. Poinformuj kursanta, aby w ustawieniach swojej skrzynki mailowej, dodał adresy mailing@langlion.com oraz payments@langlion.com do listy białych adresów. Stworzenie wyjątku dla tych adresu sprawi, że filtry spamowe skrzynki odbiorczej nie będą blokowały doręczenia wiadomości.