Wysyłka faktury w załączeniu do wiadomości e-mail jest udogodnieniem, gdyż nie wymaga wizyty kontrahenta w sekretariacie szkoły i zarazem oszczędza jego czas.
Platforma LangLion umożliwia wysyłkę faktur drogą elektroniczną. Jeżeli włączysz funkcję automatycznej wysyłki faktur, unikniesz ręcznego wysyłania faktury na adres e-mail kursanta.
Jak włączyć automatyczną wysyłkę faktury do kursanta i kontrahenta?
To nic trudnego, wystarczy, że:
- Wejdziesz w zakładkę „Finanse” -> „Ustawienia”,
- Wybierzesz zakładkę „Opcje dodatkowe” i zaznaczysz opcję „Automatyczne wysyłanie faktur/ dokumentów kasowych na adres e-mail użytkownika”,Możesz także uzupełnić treść wiadomości e-mail wysyłanej z załączoną fakturą.
3. Po zakończeniu klikniesz w przycisk „Zapisz” .
Gotowe, opcja została uruchomiona.
Jak sprawdzić automatyczną wysyłkę faktury?
Aby tego dokonać, wystarczy, że wystawisz fakturę. Po jej utworzeniu zostanie ona automatycznie wysłana do kursanta na wprowadzony w jego danych adres e-mail.
Nie chcę korzystać z automatycznej wysyłki, czy mogę wysłać fakturę ręcznie?
Oczywiście. Jeśli nie chcesz włączać automatycznej wysyłki, możesz nadal przekazywać dokument mailem. W tym celu przejdź do zakładki „Sekretariat” -> „Kursanci” -> „Płatności” kursanta i przy wybranej fakturze kliknij przycisk „Wyślij w formacie pdf na adres e-mail”.
Wysyłkę możesz zlecić także z poziomu zakładki „Finanse” -> „Faktury”.
Gotowe, faktura została wysłana.
Co w przypadku, gdy faktura nie została wysłana?
- Sprawdź poprawność adresu e-mail kursanta,
- Jeżeli adres jest poprawny, sprawdź, czy kursant ma włączoną zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail (w edycji kursanta)
- Poinformuj kursanta, aby w ustawieniach swojej skrzynki mailowej, dodał adresy mailing@mailing.langlion.com oraz payments@langlion.com do listy białych adresów. Stworzenie wyjątku dla tych adresu sprawi, że filtry spamowe skrzynki odbiorczej nie będą blokowały doręczenia wiadomości.