W Platformie LangLion jest dostępne narzędzie, dzięki któremu masz umożliwość tworzenia numeracji do konkretnych dokumentów.  Z tych numeracji generowane są kolejne numery wystawianym dokumentom. Dzięki temu, masz możliwość łatwego przechowywania dokumentów a także księgowania dokumentów finansowych.

W jaki sposób utworzyć numerację?

Nic trudnego, wystarczy, że:

  1. Wybierzesz zakładkę „Ustawienia” w module „Sekretariat” i klikniesz w zakładkę „Numeracje”.
  2. Jeśli korzystasz z modułu „Finanse” zakładkę „Numeracje” znajdziesz także w ustawieniach tego modułu.
  3. Kliknij w przycisk  „Dodaj”
  4. Wpisz nazwę dokumentu np. FV, Faktura itp,
  5. Wybierz z listy typ dokumentu.
  6. Wybierz wznowienie numeracji:
    1. Roczne – numeracja, wznowiona zostanie po upływie roku kalendarzowego,
    2. Miesięczne – numeracja będzie wznawiana wraz z rozpoczęciem każdego miesiąca.
  7. Jeżeli posiadasz aktywny moduł „Superadministrator”, możesz ustawić numerację wspólna dla wszystkich placówek.
  8. Utwórz szablon numeracji, dzięki któremu numer dokumentu będzie miał odpowiednią formę. Aby ułożyć szablon, kliknij w poszczególne zmienne „numer:”, „miesiąc”, „rok”. Zostaną przeniesione do pola „Szablon”. Możesz zmieniać kolejność zmiennych w szablonie, wystarczy że zmienisz kolejność klikania zmiennych: {year}{month}{number}, oddziel zmienne ukośnikiem: {number}/{month}/{year} lub dowolny przedrostek: Faktura {number}{month}{year} .
  9. Błędnie wprowadzoną numerację, możesz usunąć przyciskiem „x”.

Przejdź teraz do ustawień zaawansowanych wprowadzonej numeracji. Dotyczą one dat obowiązywania numeracji a także, w zależności od wznowienia, numeru początkowego numeracji. Numer początkowy pojawi się po upływie i rozpoczęciu nowego roku kalendarzowego lub w przypadku wznowienia miesięcznego, po rozpoczęciu nowego miesiąca.

Po zakończeniu edycji numeracji, zapisz zmiany.

W przypadku kiedy minie termin obowiązywania numeracji dokumentów, nie będzie możliwości ich wystawienia.
W takiej sytuacji najprostszym rozwiązaniem będzie usunięcie daty z pola "Data do". Numeracja będzie wystawiać się, zgodnie z określonym szablonem, nieprzerwanie przez kolejne miesiące i lata.

Gotowe, numeracja została zdefiniowana.

Nie można usunąć numeracji, która jest przypisana do dokumentu.
Umowy kursanta, certyfikaty, umowa zlecenie, umowy o dzieło i umowy firmowe należą do typu "Dokument".
Jeśli Twoja szkoła ma więcej niż jedną placówkę i współdzielicie szablony dokumentów, numeracja powinna być wspólna dla tych szablonów.
Jeśli chcesz aby każda filia miała swoją numerację, wyłącz współdzielenie dokumentów i utwórz oddzielne szablony dla każdej filii.